مصوبه شورای عالی اداری در مورد ساماندهی فضاهای اداری دستگاه‎های اجرائی کشور

شماره131135/1901 20/7/1383
وزارتخانه‎ها ، مؤسسات و شرکت‎های دولتی
شورای عالی اداری در صدوهجدهمین جلسه مورخ 11/7/1383 در اجرای بند 10 قسمت ب ماده (1) قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی^، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران (موضوع وظایف و اختیارات شورای عالی اداری) به منظور ساماندهی فضاهای اداری دستگاه‎های اجرائی کشور در زمینه اجرای بند ب ماده 89 قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت و همچنین تبصره 1 بند 2 مصوبه 431/13 .ط مورخ 15/12/1379 شورای عالی اداری مبنی بر ساماندهی فضاهای ساختمان‎های اداری و ایجاد بانک اطلاعات ساختمان‎های اداری ، بهره‎برداری و تعیین تکلیف فضاها و ساختمان‎های اداری مازاد و مورد نیاز دستگاه‎های اجرائی تصویب نمود:
تکالیف وزارتخانه‎ها ، سازمان‎ها ، مؤسسات و شرکت‎های دولتی و واحدهای استانی:
1 - کلیه دستگاه‎های اجرائی ملی و واحدهای استانی موظفند اطلاعات دقیق وضع موجود مربوط به فضاها و ساختمان‎های اداری خود و احتمالاً تغییرات بعدی را برحسب مورد و با ملاک قراردادن نشریه 178 (ضوابط طراحی ساختمان‎های اداری) استخراج نموده؛ فضاهای مازاد و یا کمبود فضای اداری خود را مطابق ضوبط این مصوبه محاسبه و حداکثر در فروردین ماه هرسال به سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور و یا استان اعلام نمایند . سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور و استان برحسب مورد نسبت به تشکیل بانک اطلاعات ساختمان‎ها و فضای اداری کشور و استان اقدام‎نماید .
تکالیف سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی و شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان:
2 - سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی استان موظف است با توجه به شرایط و ویژگی‎های ساختمان‎ها و فضای اداری استان ، پایه و نرم اطلاعات استاندارد فضاهای اداری واحدهای استانی خود را که براساس شرح وظایف دستگاه و پست‎های سازمانی مصوب در قالب فرم‎های مندرج در نشریه 178(ضوابط طراحی ساختمان‎های اداری) ، که خاص همان استان است ، انتخاب و تدوین نموده و پس از تصویب در شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان ملاک عمل اجرای بند ب ماده 89 قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت قرار دهند .
دستورالعمل نحوه انتخاب پایه و نرم اطلاعات استاندارد فضای اداری توسط سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور ابلاغ می‎شود .
3 - سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی استان موظف است اطلاعات مربوط به‎شناسنامه ساختمان‎ها و فضاهای اداری استان را سالانه و در سه ماهه اول هرسال مورد بررسی مجدد قرار داده و به هنگام نماید . همچنین گزارش فضاهای مازاد و کمبود فضاهای اداری تمامی واحدهای اداری استان و شهرستان‎های تابعه را با توجه به نتایج حاصل از بند (2) این مصوبه تعیین و به شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان ارایه نماید .
4 - به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی استان و تصویب شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان ، فضاها و ساختمان‎های مازاد و نیازهای جدید دستگاه‎های اجرائی استان/ شهرستان احصاء و طبق جداول زمان‎بندی سالیانه نسبت به ساماندهی ، جابجایی و بهره‎برداری مناسب از اینگونه فضاها برای واحدهای نیازمند اقدام نمایند .
5 - شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان موظف است از احداث و تأسیس ساختمان‎های اداری برای دستگاه‎هایی که فضا یا ساختمان اداری مازاد دارند در سطح شهرستان‎های استان جلوگیری نماید .
تبصره - شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان موظف است با بررسی فضای اداری هر شهرستان چنانچه مازاد فضاهای موجود واحدهای شهرستانی از 20% فضای استاندارد استان ، (حداکثر100 متر مربع فضای اصلی و 100 متر مربع فضای جانبی نسبت به نرم و پایه اطلاعات استاندارد همان استان) بیشتر بود ، تصمیم‎گیری نموده و نسبت به ساماندهی ، جابجایی و یا واگذاری فضا یا ساختمان مازاد ، جهت بهره‎برداری بهینه به دستگاه نیازمند ، اقدام نماید .
6 - در شهرستان‎های جدیدالتأسیس ، ایجاد ساختمان‏‎های اداری با تصویب شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان ، صرفاٌ به صورت سایت اداری موضوعیت دارد و هرگونه احداث ساختمان‎های اداری جدید خارج از سایت اداری ممنوع می‎باشد .
تبصره1 - در مواردی که چند واحد یا دستگاه از یک ساختمان اداری بهره‎برداری می‎کنند ، ایجاد هماهنگی در انجام وظایف پشتیبانی از قبیل حراست فیزیکی ، حضور و غیاب ، نظافت عمومی و استفاده از مکان‎ها و خدمات اداری مشترک نظیر کتابخانه ، رستوران ، نقلیه ، طبق دستورالعمل‎هایی خواهد بود که توسط سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور ابلاغ می‎شود .
تبصره2 - هزینه‎های نگهداری ساختمان‎ها و فضاهای اداری مشترک از قبیل هزینه‎های آب ، برق ، گاز و تعمیرات ، توسط دستگاهی که بیشترین فضای اداری را دراختیار دارد ، پرداخت می‎گردد . در صورت بروز اختلاف ، طبق نظر سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور یا استان اقدام خواهد شد . تکالیف سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور:
7 - پیش‎بینی هرگونه احداث و تکمیل فضاها و ساختمان‎های اداری در موافقتنامه‎ها منوط به تأیید نیاز براساس بانک اطلاعات تشکیل شده موضوع بند (1) این مصوبه توسط سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور خواهد بود .
تبصره - اجرای این بند برای دستگاه‎های استانی منوط به تأیید شورای برنامه‎ریزی و توسعه استان خواهد بود .
8 - ساماندهی ، جابجایی و بهره‎برداری مناسب از فضاها و ساختمان‎های مازاد و نیازهای جدید دستگاه‎های اجرائی ، به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور و تصویب هیات وزیران انجام خواهد شد .
9 - سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور براساس نیازها و شرایط موجود موظف است ویژگی‎‏های کارکردی ادارات (موضوع محورهای ردیف ج از بند 3 - 3 نشریه 178) را برای کلیه استان‎های کشور با توجه به شرایط و مختصات فنی و فضای اداری و پراکندگی جغرافیایی آنها تهیه نماید .
10 - سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور با همکاری سایر دستگاه‎های ذیربط موظف است ظرف مدت یکسال ، ضوابط و استاندارد فضاها و ساختمان‎های اداری را مورد تجدیدنظر قرار داده و منطبق با شرایط کارکردی جدید اصلاح و نرم‎افزارهای اجرائی آن را تهیه نماید .
11 - هدایت ، پیگیری و نظارت بر حسن اجرای این مصوبه بر عهده سازمان مدیریت و برنامه‎ریزی کشور می‎باشد .
معاون رئیس جمهور و دبیر شورای عالی اداری - حمید شرکاء
منبع : وب سایت قوانین دات آی آر (معاونت آموزش دادگستری استان تهران)