منبع مطالب این بخش وب سایت قوانین دات آی آر (معاونت آموزش دادگستری استان تهران) می باشد
URL : http://www.ghavanin.ir/detail.asp?id=31963

دستورالعمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی
دستورالعمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی شماره16162/85/1



رئیس محترم هیأت مدیره و مدیرعامل روزنامه رسمی کشور

به پیوست یک نسخه دستورالعمل حفاظت از اسناد و اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی سال 1385 شامل 1 مقدمه و 33 ماده و 3 تبصره که در تاریخ21/8/1385 به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه رسیده، جهت درج در روزنامه رسمی ارسال می‌گردد.

دستورالعمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی

مقدمه:
برابر اصل 159(1) قانون اساسی، دادگستری مرجع رسمی رسیدگی به تظلمات و شکایات است و در عصر حاضر، رایجترین شکل رسیدگی به تظلمات و شکایات در قالب اسناد، اعم از رسمی، عادی و دولتی و غیردولتی صورت می‌گیرد. خصوصاً جایگاه و نقشی که اسناد در نزد مراجع قضایی دارند، امر نگهداری صحیح و حفاظت از آنها، اهمیتی مضاعف پیدا می‌کند. براین اساس بر مسؤولان، مدیران، قضات و کارمندان قوه قضائیه که به نحوی به اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضائی دسترسی دارند، لازم است تا در هر شرایطی در حفظ آنها دقت و تلاش کنند. رعایت مقررات مذکور در هر یک از مراکز قوه قضائیه یا محاکم قضایی موجب صیانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی خواهدبود. هدف از تهیه این دستورالعمل، ایجاد وحدت رویه به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، جلوگیری از سرقت یا فقدان اسناد و مدارک و دسترسی غیرمجاز افراد و عدم انتشار و افشای اسرار پرونده‌های قضایی در جهت حفظ حقوق اشخاص است.

فصل اول
اقدامات و تدابیر حفاظتی پیرامون اسناد، اسرار و اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی

ماده1ـ دفترهای مورد استفاده در شعب:
کلیه مراجع قضایی مطابق مقررات مربوط باید دارای دفاتر گوناگون ازجمله دفتر ثبت عرایض، دفتر ثبت لوایح، دفتر اندیکاتور، دفتر اوقات، دفتر اموال مرتبط با پرونده، دفتر ارسال و مراسلات، دفتر مخصوص زندان و بازداشتی‌ها باشند و به ترتیب شماره و تاریخ، اقدام کنند و تا آخرین صفحه سفید آن را مورد استفاده قرار دهند و در همان حال از هرگونه قلم‌خوردگی، محو، الحاق یا کشیدن ورق یا سیاه کردن اوراق خودداری ورزند.
تبصره ـ در صورتی که هنگام ثبت مطلب در دفترها اشتباهی رخ دهد با خط نازکی در هامش آن، مطلب صحیح را درج و از محو کردن اشتباه به وسیله لاک و غیره خودداری شود.
ماده2ـ ثبت پرونده:
با وصول پرونده، بایگان موظف است پرونده را در دفتر ثبت دادخواست یا ثبت درخواست ثبت کند و برای اقدام قانونی به نظر مدیر دفتر برساند. پس از صدور دستور قانونی از سوی شعبه و یا دفتر شعبه اقدامات لازم انجام شده و پس از تعیین وقت برای بایگانی به بایگان تسلیم شود. بایگان با توجه به کلاسه پرونده و سال باید پرونده را بایگانی کند.
ماده3ـ ارائه رسید:
پس از وصول دادخواست اعم از نخستین، تجدیدنظر و فرجام یا درخواست تجدیدنظر، مدیر دفتر یا دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق فرم پیوست رسید بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پیوست کند.
همچنین مدیر دفتر یا جانشین وی باید کلیه اصول اسناد و لوایح و گزارشهای رسیده را پس از ملاحظه قاضی و اخذ دستور، فوراً با رعایت ترتیب از حیث تاریخ ورود در دفتری که برای ثبت آنها معین است، ثبت و رسیدی که مشتمل بر شماره ثبت، تاریخ و تعداد اوراق و موضوع باشد به تسلیم‌کننده بدهد.
ماده4ـ برگ‌شماری پرونده:
کلیه اوراق و اسناد و لوایح و گزارشها باید پس از ثبت، از سوی بایگان برگ‌شماری شود و شماره آن در ظهر هر برگ قید و با درج مشخصات به امضای وی برسد. اوراق مذکور باید به ترتیب شماره و تاریخ وصول با نظم و تربیت به پرونده الصاق شود.
ماده 5 ـ حفاظت از اسناد و مدارک مورد ادعای جعل و اوراق متعلق به متهم:
درصورت وجود اسناد مورد ادعای جعل و اوراق و نوشته‌های متعلق به متهم که از محل بازرسی بدست آمده است، باید پس از دستور کتبی قاضی پرونده تا تعیین تکلیف نهایی و صدور حکم قطعی به صورت لاک و مهر شده در گاوصندوق نگهداری و مراتب این موضوع در پرونده درج شود.
ماده6 ـ نحوه تنظیم صورت‌مجلس آلات و ادوات مرتبط با پرونده‌های قضایی:
تا تعیین تکلیف اشیاء و اموال مرتبط با پرونده‌های قضایی از سوی مقام قضایی، باید پس از درج شماره کلاسه بر اشیاء و اموال فوق، صورت‌مجلسی در دو نسخه متضمن مشخصات هریک از اموال و اشیاء برحسب نوع، تعداد، میزان، اندازه، شماره سریال و محل نگهداری مطابق فرم پیوست تنظیم، یک نسخه پیوست پرونده و نسخه دیگر به انباردار یا مسؤول نگهداری تحویل شود.
مسؤول انبار یا تحویل گیرنده نیز موظف است مطابق صورت مجلس تنظیمی (فرم پیوست) یک نسخه از برگ انبار را به تحویل‌دهنده و یک نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.
ماده7ـ حفاظت از اسناد سری و محرمانه دولتی:
درصورتیکه پرونده قضایی حاوی اسناد سری و محرمانه دولتی باشد تا زمانی که اسناد فوق، ضمیمه پرونده است طبقه‌بندی آن پرونده، بالاترین طبقه‌بندی سند محسوب شده و باید مطابق آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات طبقه‌بندی شده نگهداری شود و هرگونه اقدامی نسبت به اسناد مذکور از جمله ارسال و مراسلات نیز مطابق دستورالعمل مربوط انجام پذیرد.
ماده8 ـ شرایط و نحوه نگهداری قبوض (اعم از سپرده، جزای نقدی و. . .)
قبوض سپرده و سایر قبوض باید نام و نام‌خانوادگی ذی‌نفع، شماره کلاسه پرونده و شعبه رسیدگی‌کننده بدون هرگونه قلم‌خوردگی و لاک‌گرفتگی توسط مدیر دفتر درج و ضمن تنظیم صورت جلسه در پرونده نگهداری شود.
ماده9ـ محل نگهداری دفترها و پرونده‌ها:
محل نگهداری اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی باید مطابق ماده 16(2) « دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعان و ارتقای رفتار سازمانی در قوه قضائیه» ابلاغی از سوی رئیس قوه قضائیه باشد.
ماده10ـ نحوه نگهداری پرونده‌ها:
پرونده‌ها باید در فایلها و کمدهای دارای قفل مطمئن نگهداری شود و امکان دسترسی مراجعان به آن میسر نباشد و در پایان کار اداری باید در کمدها و فایلها قفل شود. از تکثیر کلید و یا واگذاری آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقودشدن هر یک از کلیدها، قفل آن بی‌درنگ تعویض گردد.
ماده11ـ قرار دادن پرونده در ردیف:
بایگان موظف است پس از انجام دستور قضایی و یا انجام تکالیف قانونی، بلافاصله هر پرونده را در جای مخصوص به خود ضبط و اکیداً از قرار دادن آنها بر روی میز خودداری نماید.
ماده12ـ شرایط خروج پرونده:
خارج کردن پرونده از بایگانی و دفتر و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه باید مطابق ماده4 (3) « دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعین» صورت گیرد.
ماده13ـ حفاظت از پرونده‌های حساس و مهم:
کلیه شعبی که به پرونده‌های حساس و مهم رسیدگی می‌کنند بنا به تشخیص قاضی پرونده یا مراجع نظارتی باید با هماهنگی حفاظت و اطلاعات تدابیر حفاظتی بیشتری لحاظ نمایند و پرونده‌های مذکور هم در شعبه و هم در بایگانی راکد باید در فایلها یا صندوقهای رمزدار نگهداری شود.
ماده14ـ کنترل پرونده‌ها هنگام جابجایی مدیران دفاتر شعب:
درصورت تغییر محل خدمت مدیران شعب مطابق ماده3 (4) « دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعین» عمل شود.
ماده15ـ نحوه ارسال پرونده‌های مختومه به بایگانی راکد:
پس از اتمام کلیه مراحل دادرسی و رسیدگی در شعبه مربوط و حصول اطمینان از اینکه هیـچ‌گونه اقدام دیگری از جمـله ابلاغ دادنامه به اصحـاب دعـوا، عدم ابلاغ رفع ممنوع‌الخروج بودن فرد، عدم اعلام سابقه محکومیت کیفری محکوم‌علیه به مراجع ذیصلاح، عدم ابلاغ رفع توقیف از وسیله نقلیه تحت تعقیب یا وصول نامه آزادی متهم از زندان و عدم فک قرار وثیقه متهم و ...... وجود ندارد، پرونده‌ها باید به موجب فهرستی که دارای مشخصات اصحاب دعوا، کلاسه پرونده و تعداد اوراق (برحسب برگ‌شماری انجام شده) که پیوست می‌باشد به بایگانی راکد ارسال و رسید اخذ شود.
ماده16ـ نحوه اقدام از سوی بایگانی راکد:
پس از وصول پرونده و ارائه رسید، بایگان موظف است آن را به ترتیب شماره و سال و تاریخ در ردیف خود ثبت و بایگانی کند.
تبصره ـ پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی می‌باشد باید مطابق بالاترین طبقه‌بندی سند، وفق آیین‌نامه(5) « طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی مصوب سال 1354» حفاظت و نگهداری شود.
ماده17ـ شرایط حفاظت فیزیکی بایگانی راکد:
1/17ـ محل استقرار بایگانی راکد نباید در کنار مکانهای پر ترددی مثل نمازخانه، غذاخوری، تأسیسات حرارتی، برودتی و....... باشد و حتی‌الامکان باید در طبقات تحتانی انتخاب شود و با نصب تابلوهای هشداردهنده و موانع فیزیکی مناسب از ورود افراد غیرمجاز به محل فوق جلوگیری به عمل آید.
2/17ـ دارای روشنایی و هوای مناسب باشد به گونه‌ای که از تابش مستقیم نور آفتاب بر روی پرونده‌ها، رطوبت و حرارت زیاد و حشرات موذی که باعث پوسیدگی و از بین رفتن تدریجی اسناد و مدارک می‌شود، به دور باشد.
3/17ـ کلیة منافذ و راههای ورودی پنهانی به طور کامل مسدود شود.
4/17ـ دارای دستگاه اعلام حریق و کپسولهای اطفای حریق (به تعداد مناسب و کافی) باشد.
5/17ـ از انباشتن اجناس و موادی که در ارتباط با وظایف اصلی بایگانی نیست اجتناب شود.
6/17ـ محل بایگانی علاوه بر استحکام کافی درهای آن، باید دارای قفل سوئیچی با ضریب امنیتی بالا باشد.
7/17ـ سیم‌کشی برق، لوله‌های گاز، لوله‌های آب، دودکشها باید مرتباً از نظر ایمنی کنترل شوند.
8/17ـ کلید ورودی بایگانی باید محدود و تنها در اختیار مسؤول و جانشین بایگانی باشد و از تکثیر آن و همچنین از سپردن کلید به افراد غیرمجاز و گذاردن آن در محلهای قابل دسترسی خودداری شود.

فصل دوم
شرایط دسترسی به اسناد و اطلاعات و ارسال و مراسلات پرونده‌های قضایی

ماده 18ـ شرایط ملاحظه پرونده‌های قضائی توسط وکلا، کارشناسان و اصحاب دعوا:
ملاحظه پرونده‌های قضائی توسط وکلاء، کارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرایط ذیل و رعایت تبصره ماده 128 (6) و ماده 190 (7) « قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری» امکان‌پذیر است:
1/18ـ تقاضای کتبی متقاضی باید به نظر قاضی برسد و با دستور کتبی وی باشد.
2/18ـ هویت و سمت متقاضی قبلاً احراز شده باشد.
3/18ـ پرونده برگ شماری شده باشد.
4/18ـ ملاحظه پرونده در حضور قاضی یا مدیر دفتر یا اعضای دفتری صورت پذیرد.
5/18ـ در خاتمه ملاحظه، گواهی خاتمه دسترسی تکمیل و ضمیمة پرونده شود.
6/18ـ تحویل دهنده از اعاده پرونده با تمامی اوراق و ادله و مدارک تحویلی اطمینان حاصل نماید و ذیل گواهی خاتمه دسترسی را تائید کند.
تبصره: پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی است و ملاحظه اسناد فوق توسط اصحاب دعوا یا کارشناس یا وکیل پرونده بنا به تشخیص قاضی پرونده ضروری باشد در ذیل گواهی خاتمه دسترسی، ملاحظه اسناد مذکور درج شود.
ماده19ـ شرایط اخذ رونوشت اوراق پرونده‌های قضایی:
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورت‌جلسه‌های آن باید با رعایت مقررات قانونی از سوی طرفین پرونده و زیرنظر مستقیم مدیر دفتر، پس از احراز هویت متقاضی صورت گیرد و پس از تحویل رونوشت اوراق ذیل درخواست متقاضی از وی رسید گرفته شود.
ماده20ـ موارد ممنوعیت ارائه رونوشت:
1/20ـ‌ ارائه تصویر و یا رونوشت اسناد و مدارکی که نسبت به آنها ادعای جعلیت شده مادام که به موجب حکم قطعی نسبت به آنها تعیین تکلیف نشده، ممنوع است مگر با اجازه دادگاه که در این‌صورت در حاشیه آن باید تصریح شود که نسبت به این سند ادعای جعلیت شده‌است. (8)
2/20ـ‌ ارائه تصویر یا رونوشت اسناد سری و محرمانه دولتی و یا اسناد و مدارکی که در آن مسائل اخلاقی و اسرار خصوصی اشخاص ذکر شده‌است و یا برخلاف عفت عمومی است و یا پرونده در مرحله تحقیقات مقدماتی باشد ممنوع است.
3/20ـ ارائه رونوشت یا تصویر دادنامه پیش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.
ماده21ـ ممنوعیت انتشار و افشای جریان رسیدگی و طرح اسرار و اطلاعات پرونده:
مطابق مواد 103(9) و 128 و تبصره آن(10) و 188(11) و 225(12) قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری، به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده،
حضور اشخاص غیرمجاز، انتشار و افشای جریان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غیرعلنی دادگاه و تحقیقات مقدماتی، مصاحبه و اظهار عقیده درخصوص برائت یا مجرمیت متهم توسط قضات، ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پرونده‌های قضایی درحضور اشخاصی فاقد سمت و صلاحیت در محل کار و خارج از محل کار ممنوع است.
ماده22ـ حفاظت از سوابق محکومان:
1/22ـ هنگام معرفی متهمان به زندان باید از فرمهای مربوط مطابق بخشنامه 2810/80/1 (13) مورخه 17/2/1380 ابلاغ شده از سوی رئیس قوه قضائیه به همراه زندانی یا دادنامه قطعی یا غیرقطعی ارسال شود و در صورت محکومیت قطعی به حبس یا محرومیت از حقوق اجتماعی یا حد، حداکثر ظرف یک ماه مراتب پس از تکمیل فرم مربوط به اداره سجل قضایی ارسال شود. همچنین مطابق بخشنامه شماره 1353/79/1(14) مورخه 7/2/1379 ابلاغی رئیس قوه قضائیه نسخه‌ای از کلیة احکام و تصمیمات قطعی علیه مدیران اجرایی کشور به سازمان بازرسی کل کشور ارسال گردد.
2/22ـ کلیة شعب باید دارای دفتر مخصوص ثبت اسامی زندانیان باشند و نیز کلیه پرونده‌های زندانی‌دار باید دارای برچسب و علامت زندانی‌دار باشد.
3/22ـ قضات اجرای احکام یا قضات دادگاه رسیدگی کننده به پرونده در صورت اعزام و یا دستور آزادی متهم یا محکوم علیه باید از انتقال یا آزادی متهم یا محکوم علیه کتباً اطمینان حاصل کنند.
ماده23ـ شرایط واگذاری اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضایی به سازمانها و مؤسسات دولتی:
ارائه هرگـونه اطلاعـات و اسناد پرونده‌های قضایـی به سازمانهـا و مؤسسـات دولتی به‌استثنای مواردی که قانون مشخص نموده، ممنوع است.
ماده24ـ شرایط واگذاری پرونده‌های قضایی برای انجام تحقیقات به ضابطان:
1/24ـ ارسال اصل اسناد و مدارک پرونده‌های قضایی به مراجع انتظامی و سایر ضابطان ممنوع است و در مواردی که بدون ملاحظه اسناد و مدارک انجام وظیفه برای ضابطان مقدور نباشد باید بدل پرونده تهیه و به مرجع مزبور تحویل شود و پرونده در وقت نظارت قرارگیرد.
2/24ـ بدل پرونده توسط مدیر دفتر یا جانشین وی با تهیة کپی از تمام صفحات یا اوراق مهم پرونده صورت می‌گیرد.
ماده25ـ اقدامات لازم در هنگام ارسال پرونده:
1/25ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضایی، مدیران دفاتر باید آن را برگ شماری نموده پس از تهیه بدل، طی مکاتبه‌ای که حاوی تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشانی کامل و صحیح فرستنده و گیرنده آن را لاک و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مکاتبه‌ نیز به عنوان سابقه نگهداری شود.
2/25ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضایی و نظارتی باید به نحوی اقدام شود که موجبات اطاله دادرسی و یا بلاتکلیفی زندانی را فراهم نسازد.
3/25ـ در زمان ارسال کلیه پرونده‌های حساس و مهم پس از تهیه بدل پرونده باید از پلمپ‌های یک‌بار مصرف که دارای شماره سریال و عنوان دستگاه در روی آن درج شده‌باشد، استفاده و توسط پیک ارسال شود.
4/25ـ ارسال اشیای حجیم باید درون لفاف، جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق سایر لفافها بسته‌بندی شود.
5/25ـ درصورت هرگونه تغییر و یا دستکاری، بی‌درنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
ماده26ـ خروج پرونده از اتاق بایگانی:
کلیة پرونده‌های قضایـی باید دارای کارتکس جایگزین باشد و درصورتـی که پرونده به هر دلیلی از اتاق بایگانی خارج شود مسؤول بایگانی موظف است کارتکس مذکور را تکمیل و جایگزین پرونده مربوط سازد.
ماده27ـ نظارت بر ارسال پرونده از طریق سیستم پستی:
پرونده‌هایی که از طریق پُست (ترجیحاً پست قضایی) ارسال می‌شود، باید با تمهیدات حفاظتی متمایز نسبت به سایر محموله‌های پستی صورت گیرد و از سوی حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبه‌ای نسبت به روند ارسال و مراسلات مذکور صورت پذیرد.
ماده28ـ ارسال پرونده به ماشین‌نویسی:
ارسال پرونده به ماشین‌نویسی به منظور تایپ دادنامه و سایر مکاتبات ممنوع می‌باشد.
ماده29ـ نحوه تنظیم صورتجلسات:
کلیه صورتجلسات باید مطابق ماده 158(1) « قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری» تنظیم و از نوشتن بین سطور و تراشیدن کلمات، امتناع و ذیل کلیه صورتجلسات به امضای قاضی پرونده ـ با ذکر مشخصات وی ـ و امضای اشخاص مورد تحقیق برسد.

فصل سوم:
وظایف و مسؤولیتها

ماده30ـ وظایف قضات و مدیران دفاتر شعب و رؤسای واحدهای قضایی:
1/30ـ مسؤولیت نظارت بر کلیه کارکنان شعبه درخصوص رعایت مقررات حفاظتی پیرامون اسناد، اطلاعات و پرونده‌های قضایی بر عهده رئیس شعبه یا قاضی مربوط می‌باشد.
2/30ـ رؤسای واحدهای قضایی در راستای اجرای دستورالعمل و نظارت بر آن موظف به همکاری با حفاظت و اطلاعات می‌باشند.
3/30ـ مدیر دفتر شعبه موظف است بر عملکرد منشی دادگاه و بایگان شعبه و سایر کارکنان درخصوص نحوه تنظیم و نگهداری کلیه دفاتر از جمله دفتر تعیین اوقات، ثبت دادنامه، ثبت لوایح، ثبت عرایض، اندیکاتور و ... و وضعیت اوراق و اسناد و پرونده‌ها، مهرها و سایر مدارک نظارت نماید.
4/30ـ هرگونه فقدان، سرقت و اختفای اوراق و پرونده‌ها باید بلافاصله به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
5/30ـ مسؤولیت ایجاد امکانات و تأمین تجهیزات به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، مدارک و پرونده‌ها از وظایف رؤسای واحدهای قضایی می‌باشد.
ماده31ـ وظایف حفاظت و اطلاعات:
به منظور نظارت برحُسن اجرای این دستورالعمل، حفاظت و اطلاعات موظف است:
1/31ـ به صورت نوبه‌ای یا حداقل یک نوبت در سال از اقدامات تأمینی در جهت حفظ اسناد و مدارک و ادله و اطلاعات، از کلیه دفاتر شعب با هماهنگی رؤسای مراجع قضایی بازرسی نموده و از نتیجه کار، گزارش تهیه کند.
2/31ـ در صورت تخریب، ربوده شدن، مفقود یا معدوم شدن اسناد، اوراق و دفاتر و پرونده‌ها در نتیجه اهمال و سهل‌انگاری، حفاظت و اطلاعات مربوطه موظف است در این خصوص تحقیق لازم معمول و متخلف یا متخلفان را به مراجع ذیصلاح معرفی کند.
3/31ـ پیگیری و تحقیق در مورد تخلفات حفاظتی و جرایم و معرفی متخلف یا مجرم به مراجع قانونی ذیصلاح.
4/31ـ نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان و توجیه آنان با همکاری رؤسای واحدهای قضایی.
5/31ـ اعمال نظارت بیشتر درخصوص کارمندانی که به پرونده‌های مهم دسترسی دارند.
ماده32ـ بودجه دستورالعمل:
بودجه موردنیاز برای اجرای این دستورالعمل ظرف یک ماه از ابلاغ آن، توسط مرکز حفاظت و اطلاعات برآورد و از سوی معاونت اداری ـ مالی قوه قضائیه تأمین و با نظارت حفاظت و اطلاعات در مراجع و واحدهای قضایی مربوط هزینه خواهدشد.
ماده33ـ این دستورالعمل شامل 1 مقدمه و 33 ماده و 3 تبصره در تاریخ21/8/1385 به تصویب رئیس قوه قضائیه رسیده‌است.
-----------------------------------------------------
1ـ اصل 159 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران:
مرجع رسمی تظلمات و شکایات دادگستری است. تشکیل دادگاهها و تعیین صلاحیت آنها منوط به حکم قانون است.
(2)ـ ماده 16ـ دستورالعمل ساماندهی تردد مراجعین:
اجرای دقیق دستورالعمل‌های حفاظتی تدوین شده از سوی مرکز حفاظت و اطلاعات کل قوه قضائیه به شرح ذیل ضروری می‌باشد:
الف) رفع نواقص و مختصات فیزیکی محاکم اعم از: امکان نفوذ غیرمجاز به بخشهای مختلف ساختمانهای واحدهای قضایی در ساعات اداری و غیراداری از سوی افراد فاقد صلاحیت و همچنین امکان استنساخ از اسناد و مدارک و سرقت آنها یا معدوم نمودن یا امکان آتش‌سوزی عمدی و امثالهم.
ب) استقرار دفترهای، اسناد، مدارک، پرونده‌ها، رایانه‌ها و ملزومات مربوطه در محل مناسب، دور از دسترسی افراد فاقد صلاحیت.
ج) تحویل فوری « ملزومات و مشکوفات مرتبط با پرونده» به انبار واحد قضایی و ساماندهی امر تحویل و تحول و ورود و خروج از آنها از انبار و همچنین دقت در درج مشخصات پرونده مربوط بر روی هر یک از لوازم انتقالی به انبار.
د) رعایت دقیق آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و نحوه تعیین طبقه‌بندی اسناد طبقه‌بندی شده (مصوب سال 1354) با عنایت به تعامل انواع مرتبطین با محاکم اعم از « سربازان، ضابطین، نیروهای شرکتی، محققین، وکلا، کارآموزان و ارباب دعوا» و دقت در صلاحیت هر یک از ایشان در دسترسی به اسناد و پرونده‌ها با رعایت شأن مشارالیهم و طبقه‌بندی حفاظتی هر پرونده و سند.
تبصره ـ شورای حفاظت و اطلاعات استان که به ریاست رئیس کل دادگستری استان و عضویت اعضای شورای قضائی استان تشکیل می‌گردد، نظارت لازم را بر اجرای مفاد این ماده به عمل خواهدآورد. دبیر این شورا، رئیس حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان می‌باشد.
(3) ـ ماده 4 ـ دستورالعمل ساماندهی تردد مراجعین:
« خارج کردن پرونده‌ها از شعب دادسراها و دادگاهها، حتی توسط قضات ممنوع بوده و در صورت ضرورت، با برگ‌شماری و تهیه بدل و تسلیم رسید به مسؤول مربوط امکان‌پذیر خواهدبود لیکن خروج پرونده‌های مهمه ملی و بین‌المللی ـ که برای دادرسان آنها ابلاغ ویژه صادر می‌گردد، از شعبه رسیدگی کننده مطلقاً ممنوع بوده و لازم اسـت مکان منـاسب مورد تأیید حفاظت و اطلاعات، جهت استقرار دادرس و همکاران وی پیش‌بینی شود.»
4ـ ماده3ـ دستورالعمل ساماندهی تردد مراجعین:
از هر گونه جابجایی بی‌مورد مدیران دفترهای پرهیز گردیده و در قبال آن با برنامه زمانبندی شده، نسبت به جابجایی دوره‌ای مدیران دفترها و کارکنان شعب در جهت پیشگیری از وقوع جرم اقدام گردد. همچنین هرگونه جابجایی مدیران دفترها به اطلاع حفاظت اطلاعات رسیده، پس از کنترل دقیق اسناد و پرونده‌های شعبه مربوط و صورت جلسه تحویل و تحول پرونده و اسناد مربوطه، به صورت دقیق تنظیم و به امضای هر دو مدیر دفتر برسد. همچنین درخصوص تعیین تکلیف پرونده‌هایی که احیاناً مفقود یا ناقص گردیده است، اقدام لازم صورت پذیرفته و به مقامات ذیصلاح گزارش گردد.
5ـ آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی مصوب 1354:
ماده1: اسناد سری و محرمانه دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار طبقه تقسیم می‌شوند:
طبقة اول ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران‌ناپذیری برساند.
طبقة دوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها منافع عمومی و امنیت ملی را دچار مخاطره کند.
طبقة سوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها نظام امور سازمانها را مختل و اجرای وظایف اساسی آنها را ناممکن کند.
طبقة چهارم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان بشود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد. اسناد سری در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه در طبقات سوم و چهارم قرار می‌گیرند (اسناد طبقة اول با عنوان به کلی سری و اسناد طبقة دوم با عنوان سری و اسناد طبقة سوم با عنوان خیلی محرمانه و اسناد طبقة چهارم با عنوان محرمانه مشخص می‌شود).
تبصره ـ کلمة سازمان در این آیین‌نامه به جای وزارت‌خانه و مؤسسه دولتی و وابسته به دولت و شرکت دولتی به کار رفته است.
ماده8 ـ اسناد طبقة اول و دوم باید در صندوق‌های نسوزی که حداقل به قفل رمز سه چرخی و در موارد استثنایی شش اهرمی مجهز باشند، نگاهداری شوند.
ماده9ـ اسناد طبقة سوم باید در صندوق فلزی یا قفسه‌های کشوئی فلزی (فایل کابینت) نگاهداری شوند، در مواردی که رعایت این ترتیب مقدور نباشد، استفادة موقت از صندوق یا گنجة چوبی که به میله‌های فلزی و قفل مطمئن مجهز باشد جایز خواهدبود.
ماده10ـ محل بایگانی اسناد طبقة اول و دوم و سوم باید محفوظ و در غیر مواقعی که مراجعه به این اسناد لازم است مقفل باشد. کسی که مسؤولیت نگاهداری اسناد مذکور را عهده‌دار است باید در پایان کار اداری با بازرسی محل از اجرای مقررات مربوط به نگاهداری اسناد مذکور و مقفل بودن محفظة آنها مطمئن شود.
ماده11ـ اسناد طبقه چهارم باید در محلی که خارج از دسترس اشخاص غیرمجاز باشد نگاهداری شوند.
6ـ تبصره ماده128ـ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری:
در مواردی که موضوع جنبه محرمانه دارد یا حضور غیر متهم به تشخیص قاضی موجب فساد گردد و همچنین درخصوص جرایم علیه امنیت کشور حضور وکیل در مرحله تحقیق با اجازه دادگاه خواهدبود.
7ـ ماده190ـ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری:
در مواردی که تحقیقات تکمیل و برای انجام محاکمه وقت تعیین شده باشد متهم یا وکیل او حق دارند پیش از شروع محاکمه به دفتر دادگاه مراجعه و از محتویات پرونده اطلاعات لازم را تحصیل کنند.
8ـ ماده222 قانون آئین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور مدنی.
9ـ ماده103ـ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری.
از اوراق و نوشته‌ها و سایر اشیای متعلق به متهم، فقط آنچه که راجع‌به واقعه جرم است تحصیل و در صورت لزوم به شهود تحقیق ارائه می‌شود و قاضی مکلف است در مورد سایر نوشته‌ها و اشیاء متعلق به متهم با کمال احتیاط رفتار نموده و موجب افشای مپیوستون و محتوای آنها که ارتباط به جرم ندارد نشود.
10ـ ماده128ـ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری:
متهم می‌تواند یک نفر وکیل همراه خود داشته باشد. وکیل متهم می‌تواند بدون مداخله در امر تحقیق پس از خاتمه تحقیقات مطالبی را که برای کشف حقیقت و دفاع از متهم یا اجرای قوانین لازم بداند به قاضی اعلام نماید. اظهارات وکیل در صورت‌جلسه منعکس می‌شود.
تبصره ـ در مواردی که موضوع جنبه محرمانه دارد یا حضور غیرمتهم به تشخیص قاضی موجب فساد گردد و همچنین درخصوص جرایم علیه امنیت کشور حضور وکیل در مرحله تحقیق با اجازه دادگاه خواهدبود.
11 ـ ماده188ـ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری:
محاکمات دادگاه علنی است به استثنای موارد زیر به تشخیص دادگاه:
1ـ اعمال منافی عفت و جرایمی که برخلاف اخلاق حسنه است.
2ـ امور خانوادگی یا دعاوی خصوصی به درخواست طرفین.
3ـ علنی بودن محاکمه مخلّ امنیت یا احساسات مذهبی باشد.
12ـ ماده 225ـ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری:
رسیدگی به جرایم اطفال علنی نخواهدبود، در دادگاه فقط اولیاء و سرپرست قانونی طفل و وکیل مدافع و شهود و مطلعین و نماینده کانون اصلاح و تربیت که دادگاه حضور آنان را لازم بداند حاضر خواهند شد. انتشار جریان دادگاه از طریق رسانه‌های گروهی و یا فیلمبرداری و تهیه عکس و افشای هویت و مشخصات طفل متهم ممنوع و متخلف به مجازات قانونی مندرج در ماده 648 قانون مجازات اسلامی محکوم خواهدشد.
13ـ بخشنامه به واحدهای قضایی سراسر کشور (شماره 2810/80/1 مورخ 17/2/1380)
به منظور شناسایی دقیق معرفی شدگان به زندانها و ایجاد رویة یکسان در نحوة معرفی آنان و نیز ابلاغ دادنامه و اعلام محکومیت، جهت درج (در) پیشینة محکومان زندانی، مطالعاتی انجام شد و با کسب نظرات مختلف و از جمله کارشناسان دفتر طرح و برنامه، طرح‌های سه‌گانه‌ای تهیه، که نمونه آن جهت تکثیر و استفاده از آن در موارد لازم، به پیوست فرستاده می‌شود. واحدهای قضایی، بعد از این باید از به کاربردن فرم‌های سابق خودداری کنند و در مواقع اعزام و تحویل متهمان به بازداشتگاه و ابلاغ دادنامه و اعلام قطعیت یا عدم آن به منظور درج در سوابق زندانیان، از نمونه‌های چاپی پیوستی استفاده و با تکمیل هریک (حسب مورد) همراه زندانی یا دادنامة قطعی یا غیرقطعی به زندان بفرستند؛ بنابراین، لازم است به تعداد کافی چاپ و یا تکثیر، در اختیار شعب محاکم (و) واحدهای اجرایی تابع، قرار دهید تا در مواقع لازم مورد استفاده قرار دهند.
14ـ بخشنامه به رؤسای کل محترم دادگستری‌های سراسر کشور (شماره:1353/79/1 مورخ 7/2/1379)
نظر به لزوم اطلاع از کیفیت توجه و اجرای قانون توسط مدیران اجرایی در دستگاهها و ضرورت جمع‌آوری اطلاعات در این زمینه به منظور اعمال نظارت مؤثر و ارائه ارزیابی صحیح از عملکرد آنان، لازم است از 1/1/1379 نسخه‌ای از کلیة احکام و تصمیمات قطعی علیه مدیران اجرایی کشور به سازمان بازرسی کل کشور جهت بهره‌برداری و اعمال در بانک اطلاعات مدیران ارسال شود. مفاد این بخشنامه را به کلیة شعب محاکم عمومی و انقلاب، ابلاغ فرمایید.





رئیس حوزه ریاست قوه قضائیه ـ عبدالرضا ایزدپناه

نوع : 7 شماره انتشار : 17993
تاریخ تصویب : 1385/8/30 تاریخ ابلاغ :
دستگاه اجرایی : كلیه دستگاههای قضائی
 موضوع :

URL : https://www.vekalatonline.ir/laws/31963/دستورالعمل-حفاظت-از-اسناد،-اطلاعات-و-ادله-پرونده‌های-قضایی/